Allegato di Trattamento dei Dati per Conto dei Clienti

Ultimo aggiornamento: 20 settembre 2026

Il presente allegato descrive il trattamento che Flatzer svolge per conto dei propri clienti (le attività che sottoscrivono il Servizio) in qualità di responsabile del trattamento. Fa parte del rapporto contrattuale del Servizio e non sostituisce i Termini e Condizioni né l’Informativa sulla privacy, che restano disponibili integralmente.

1. Identificazione delle parti

Responsabile del trattamento (encargado): Flatzer, nome commerciale gestito da una persona fisica con domicilio in Spagna, con l’email di contatto pubblicata su questa pagina.

Titolare del trattamento: il cliente che sottoscrive il Servizio (il titolare dell’attività). Per quanto riguarda i dati personali che i suoi visitatori e clienti finali forniscono attraverso l’assistente —conversazioni, documenti, messaggi vocali e valutazioni—, il cliente agisce come titolare e Flatzer unicamente come responsabile che tratta tali dati seguendo le sue istruzioni documentate.

Contatto del responsabile: [email protected]

2. Oggetto e ambito dell’incarico

L’incarico comprende il trattamento necessario per fornire l’assistente alle vendite sottoscritto: gestione delle conversazioni svolte tramite il widget e i canali abilitati, trascrizione dei messaggi vocali quando l’assistente supporta l’audio, trattamento dei documenti condivisi nelle conversazioni, calcolo delle valutazioni (scoring) di conversazioni e contatti, e gestione delle prenotazioni quando il cliente attiva tale funzione.

Resta escluso da questo incarico il trattamento dei dati dell’account del cliente —registrazione, fatturazione e pagamenti, assistenza e comunicazioni del servizio—, che Flatzer svolge come titolare secondo la propria Informativa sulla privacy.

Termini e Condizioni · Informativa sulla privacy

3. Istruzioni del titolare

Flatzer tratta i dati secondo le istruzioni del cliente, che si concretano nella configurazione del Servizio:

• Configurazione dell’assistente: catalogo, tono, canali, integrazioni e funzioni attivate dal cliente.
• Conservazione: il periodo di conservazione delle conversazioni configurato dal titolare dell’attività —30 giorni per impostazione predefinita, regolabile tra 1 e 90 giorni.
• Cancellazione anticipata: la richiesta del titolare dell’attività di anticipare l’eliminazione delle conversazioni e dei dati associati.
• Limiti dell’incarico: Flatzer non tratta quei dati per finalità proprie — ad esempio, non li usa per addestrare modelli — salvo obbligo di legge.

4. Categorie di dati e finalità

Per conto del cliente, e solo quando le funzioni corrispondenti sono attive, Flatzer tratta:

• Dati di conversazione: messaggi scambiati tra i visitatori dell’attività e l’assistente, inclusi i dati che forniscono (nome, recapiti, preferenze), per gestire le loro richieste secondo la configurazione del cliente.
• Dati vocali: audio dei messaggi vocali, inviato a Groq per la trascrizione; Groq archivia i dati negli Stati Uniti e può applicare una conservazione eccezionale limitata secondo la configurazione applicabile. La trascrizione risultante è trattata come dato di conversazione.
• Documenti: file e loro contenuto condivisi nelle conversazioni, per preparare risposte e preventivi secondo le istruzioni del cliente.
• Valutazioni (scoring) e prenotazioni: risultati della valutazione di conversazioni e contatti, e dati forniti per gestire gli appuntamenti, esclusivamente per fornire queste funzioni all’attività.

5. Misure di sicurezza

Flatzer applica misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra le altre:

• Crittografia in transito: le comunicazioni con i servizi utilizzano HTTPS/TLS.
• Isolamento per tenant: gli ambienti degli agenti vengono eseguiti, ove applicabile, in container separati per cliente.
• Controlli di accesso: accesso limitato al personale autorizzato, con registri amministrativi del trattamento.

6. Subresponsabili

Secondo le funzioni attivate e la configurazione applicabile, Flatzer utilizza i seguenti subresponsabili nel trattamento per conto del cliente. L’elenco resta consultabile e aggiornato su questa pagina:

• Groq: trascrizione dei messaggi vocali tramite modelli linguistici quando l’assistente supporta l’audio. Informativa sulla privacy
• OpenAI: elaborazione di messaggi e richieste tramite modelli linguistici quando configurato per il tenant. Informativa sulla privacy
• Anthropic: elaborazione di messaggi e richieste tramite modelli linguistici quando configurato per il tenant. Informativa sulla privacy
• xAI: elaborazione di messaggi e richieste tramite modelli linguistici quando configurato per il tenant. Informativa sulla privacy
• DeepSeek: elaborazione di messaggi e richieste tramite modelli linguistici quando configurato per il tenant. Informativa sulla privacy
• Z.AI: elaborazione di messaggi e richieste tramite modelli linguistici quando configurato per il tenant. Informativa sulla privacy
• Hetzner: hosting dell’infrastruttura utilizzata per erogare il Servizio. Informativa sulla privacy
• Google Calendar: dati OAuth, di disponibilità e prenotazione quando è abilitata l’integrazione del calendario. Informativa sulla privacy
• Tavily: elaborazione delle query di ricerca web quando l’assistente usa questa funzione. Informativa sulla privacy
• Brave: elaborazione delle query di ricerca web quando l’assistente usa questa funzione. Informativa sulla privacy
• Stripe: gestione dei pagamenti dell’account del cliente; trattamento proprio di Flatzer come titolare, descritto nell’Informativa sulla privacy. Informativa sulla privacy

Ad eccezione di Stripe, coinvolta nella gestione dei pagamenti dell’account, i subresponsabili partecipano solo quando la funzione corrispondente è attiva.

7. Trasferimenti internazionali

Alcuni subresponsabili possono trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo, inclusi gli Stati Uniti. In particolare, l’audio inviato a Groq per la trascrizione è archiviato negli Stati Uniti e può essere soggetto a una conservazione eccezionale limitata secondo la configurazione applicabile; Flatzer non promette residenza europea né conservazione nulla per questo responsabile.

Quando la normativa applicabile richiede un meccanismo di trasferimento, sarà utilizzato il meccanismo pertinente secondo il fornitore e la configurazione applicabili. Le informazioni disponibili possono essere richieste al contatto indicato nel presente allegato.

8. Conservazione ed eliminazione

Le conversazioni e i messaggi conservati vengono mantenuti per il periodo di conservazione configurato dal titolare dell’attività —30 giorni per impostazione predefinita, regolabile tra 1 e 90 giorni— e vengono eliminati in modo automatico e permanente una volta superata tale anzianità, salvo che un obbligo di legge imponga di conservare determinati dati.

Il titolare dell’attività può richiedere in qualsiasi momento la cancellazione anticipata di queste conversazioni e dei dati associati tramite il contatto del responsabile. I documenti e le valutazioni conservati insieme alle conversazioni seguono lo stesso periodo di conservazione.

9. Assistenza al titolare

Flatzer assiste il cliente, nella misura in cui la configurazione tecnica lo consente, nella gestione delle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione od opposizione) relative ai dati trattati per suo conto, tramite il contatto indicato nel presente allegato.

10. Audit e modifiche dell’allegato

Il cliente può richiedere informazioni ragionevoli sulle misure di sicurezza applicate e sulla versione vigente di questo elenco di subresponsabili tramite il contatto del responsabile.

Il presente allegato può essere aggiornato per riflettere la configurazione effettivamente sottoscritta; la versione vigente è pubblicata su questa pagina con la relativa data di aggiornamento.

11. Contatti

Per le richieste e le domande previste dal presente allegato, puoi contattarci tramite:

Gestiremo le richieste secondo i requisiti e i termini previsti dalla normativa applicabile.